روند پرشتاب رشد فناوری اطلاعات در سالهای اخیر و ، نقش توانمندساز آن سبب شده نرم افزارهای سازمانی جایگاه ویژه ای را نزد صاحبان کسب و کارها بیابند. در این میان، برنامه ریزی منابع سازمان ERP به عنوان یک راهکار  مؤثر نرم افزاری، قادر است با يکپارچه سازی اطلاعات و ایجاد بستر فرایندهای مؤثر، سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب و کار توانمند کرده و رقابت پذیری را در حد مطلوبی افزایش دهد. اما صاحب نظران حوزه ی ERP در ایران، ضمن تأکید بر مفاهیم مشترکی همانند یکپارچگی، تعاريف مختلفی را برای ERP درنظر گرفته اند و هر یک

به جنبه های خاصی از آن توجه کرده اند. این جستار تالش میکند تا تعریف دقیق و کاربردی از مفهوم و ویژگیهای ERP بیان کند.

 سیر تکامل سیستمها از TPS و MIS به ERP

تا اواخر دهه ی 60 میلادی، سیستمهای پردازش تبادلات TPS در سطوح عملیاتی بسیاری از سازمانها استفاده می شدند. ها، برای پشتیبانی از ثبت و پردازش عملیات جاری سازمان توسعه یافتند و به افزایش سرعت محاسبات، بهبـود کارایی عملیات و نگهـداری داده ها کمک زیادی کردند. بـا فراگیـر شـدن ایـن سیسـتمها، سـازمانها گریبانگیـر مشـکلات زیـادی شـدند. منشـأ عمـده ی ایـن مشـکلات، جدایـی سیسـتمها از یکدیگـر و تکیـه ی آنهـا بـر داده های خـاص هـر سیسـتم و درنتیجـه، وجـود داده های تکـراری و تعـارض بیـن سیسـتمهای مختلف بـود؛ این در حالی اسـت کـه بسـیاری از داده ها ماهیتـی مشـترک بـرای سیسـتمها دارنـد. مثلا داده های مربـوط بـه کالاهـا کـه تقریبـا تمـام سیسـتمهای عملیاتی سـازمان مانند انبار، تـدارکات، تولید و نگهـداری و تعمیـرات بـه آنهـا نیـاز دارنـد. با توجـه به این موضـوع، فنـاوری پایـگاه داده و سیسـتم اطلاعـات مدیریـت توسـعه پیدا کردند و توانسـتند  مشکلات مربوط به جدایی سیستمها را حل کنند. ، mis سیســتمی اســت کــه اطلاعــات پــردازش شــده عملیاتـی توسـط هـا را بـه شـکل گزارشهـای خلاصـه، ترکیبی و یکپارچه برای تصمیم گیری در اختیار مدیران قرار میدهد. درواقع MISها برای پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مدیران طراحی شدند. به عنوان مثال مدیران میتوانستند بـا دریافـت گـزارش میـزان فـروش محصـولات در ماه های گذشـته و مقایسـه ی آن با برنامه و موجودی انبار، وضعیت را تحلیـل و بـرای اقدامـات اصلاحـی تصمیم گیـری کننـد. نکته ی قابل تأمل اینجاست که پیکربندی سیستمهای MIS ،از منظر وظیفه ای و عملیاتی به شکل ساختار سلسله مراتبی عمودی طراحی شده اند و امکان گردش کارها در همه ی سطوح افقی و عمودی بین واحدهای سازمان و پشتیبانی از فرایندهای بین وظیفه ای را ندارند؛ لذا به تدریج رویکرد ارائه ی راهکار ERP در سازمانها جاری شد.  ERP یک بسته ی نرم افزاری فرایندمحور است که سازمان را هم از نظر عملیاتی و هم از نظر فرایندی ساختار سازمانی افقی و عمودی یکپارچه میکند.

ویژگیهای ERP و خاستگاه آن

در اوایل دهه ی 70 میلادی، با فراگیرتر شدن کامپیوترها و پیشرفت دنیای پردازش و برنامه نویسی، پنج تن از مدیران سابق IBM ،شرکت SAP را با ایده ی توسعه ی سیستمی یکپارچه تأسیس کردند که هم اکنون نیز شرکتی پیشرو در حوزهی ERP و فناوری های مرتبط است. ارائه ی ERP توانست اثری چشمگیر و بی همتا بر صنایع مختلف در حوزه های فعالیت تولیدی، بازرگانی، خدماتی و پیمانکاری بگذارد. نمونه شرکتهای ارائه دهنده ERP امروزی نشان سيستمهای مالی است و SAP نمونه ی موفق آن است .

ERP از ســه حــرف ابتدایــی کلمــات Enterprise همــه واحدهای یک سازمان، Resource همه منابع اعم از منابع مالی، کالاها، سرمایه های انسانی، ماشینآلات، تجهیزات و Planning برنامه ریزی – تشکیل شده است. درواقع ERP عنوانی برای اطلاق به سیستم هایی است که تمامی فرایندها و عملیات واحدهای وظیفه ای یک شرکت اعم از خرید، تولید، فروش و مالی را در قالب یک بانک اطلاعاتی واحد و متمرکز، یکپارچه میکند و منابع سازمان را به شکل یکپارچه و فرایندمحور مدیریت نموده و زمینه ی الزم را برای برنامه ریزی بهینه ی استفاده از منابع فراهم میکند.

مهمترین ویژگیهای ERP به شرح زیر است:

 – یکپارچگی داده ها و فرایندها

در بسته های نرم افزاری ERP ،بخشهای مختلف سازمان از یک پایگاه داده به شکل یکپارچه استفاده میکنند و گسستگی بین داده ها وجود نداشته و داده ها به شکل تکراری ثبت نمی شوند. ضمن اینکه علاوه بر یکپارچگی در سطح داده ها، در سطح فرایندهای بین وظیفه ای یک سازمان، هماهنگی وجود دارد. به عنوان مثال پس از ثبت و تأیید فاکتور در واحد حسابداری فروش، درخواست دریافت وجه به صورت اتوماتیک ثبت شده و کارشناس مالی براساس درخواستهای ارائه شده، وجه را از مشتری دریافت و رسید آن را ثبـت و در نهایـت سـند حسـابداری مربوطـه صـادر میشود.

قابلیت متناسب سازی و انعطاف پذیری

بسته های نرم افزاری ERP ،درون يک سازمان تهيه نمیشوند، بلکــه از شــرکتهای عرضه کننــده ی نرم افزار خريــداری میگردنــد؛ بنابرایــن از قبــل طراحی شــده و آماده انــد، امــا قابلیــت تنظيــم و پيکربنــدی آنهــا بــر اســاس نيازهــای پويــای ســازمان ها وجــود دارد. راهکارهـای ERP قـادر هسـتند خـود را بـا تغییرات سـازمانی و نیازهـای روزافـزون کسـب و کارهای جدیـد منطبـق کننـد. ویژگی متناسب سازی میتواند با استفاده از ابزارهای مختلفی ماننــد فیلد ســاز، فرم ســاز، گزارش ســاز و موتــور قواعــد امکان توسعه ی کارکردهای نرم افزار و تطبیق آن کسب و کار با رویه های منحصربه فرد یک سازمان را فراهم کند. این موضوع از آن جهت اهمیت دارد که بازار هدف راهکارهای نرم افزاری، مانند سيستمهایERP ،صرفا يک سازمان نيست، بلكه بخش گستردهای از بازار است و به دليل منحصربه فرد بودن درصدی از فرايندها و قواعد در كسب وكار هر سازمان،  به ندرت نرم افزاری تجاری را خواهيم يافت كه دقيقا منطبق بر كار یک سازمان باشد

از سال 2003 میلادی و با افزایش محبوبیت رویکرد BPM در بین مدیران برای اداره ی فرايندهای كسب و کسب و کار، استفاده از ابزارهای آن، برای توانمندسازی بسته های نرم افزاری ERP ،روند رو به رشدی داشته است. اضافه شدن ابزارهای مدیریت فرایند به ، قابلیت سفارشی سازی پکیج های Tools BPM+ERP  ERP یا متناسب سازی فرایندهای استاندارد را فراهم کرده و در نهایت چابکی و انعطافپذیری را به ارمغان می آورد. اين رويكرد تركيبی، نسبت به فرايندهای تمامی سازمانها، موجب بهبود بهره برداری از ERPها و یکی از مهمترین دلایل استقبال مطلوب صنایع مختلف از این سیستمها است.

 – فرایندمحوری

 تعریـف فرایندهـا، مکانیزه کـردن و گـردش فعالیتهـا در سـازمان بـه کمـک ابـزار گـردش کار، امـکان ایجـاد بسـتر فرآیندمحوری را فراهم میکند. به عنوان مثال در مدل سنتی، فرایند فروش در سازمان ها اینگونه است که پس از صدورپیشفاکتور باید فردی به مدیر بالاتر مراجعه کرده و تأیید او را گرفته و بعد به شکل تلفنی یا حضوری برای صدور حواله ی فروش به بخش بعدی سازمان اطلاع دهد. با بهره گیری از این ابزار و بر اساس رویه های تعریف شده، به محض صدور پیشفاکتور، مدیر می تواند آن را در کارتابل خود دیده و تأیید کند. به محض تأیید مدیر، این کار به لیست کارهای مسئول صدور حواله اضافه شده و انجام میشود. در نظر بگیرید که میتوان بخشی از این کارها را خودکار کرد، مثال تحت شرایط خاصی حواله ها به شکل خودکار صادر شوند؛ بدین ترتیب صرفه جویی زیادی در زمان و هزینه ایجاد میشود و سرعت پاسخگویی به مشتریان هم افزایش مییابد. از طرف دیگر با توجه به اینکه تمام این فعالیتها در نرم افزار ثبت می شوند، میتوان فرایندها را مانیتور کرد و گلوگاه های آنها را تشخیص داده و مرتفع نمود. تمامی این موارد میتواند بهره وری سازمان را تا حد زیادی افزایش دهد.

 – امکان ارائه تجارب معتبر و موفق

از دیگر ویژگیهای مهم ERP آن اسـت که بر اسـاس تجربه ها و نمونه های موفـق در صنعـت خاصـی ارائـه میشـود کـه فرایندهـای بهینه و آزموده شـده ی آن، باعـث بهبود عملکرد کسـب و کار شـده اسـت. ایـن موضـوع علاوه بـر ضمانـت موفقیت پیاده سازی، دانش کسب و کار را نیز به سازمان ها انتقال میدهد. این تجارب در هر بار پیاده سازی، به طور کامل در اختیار مشتری قرار گرفته و با شرایط خاص مشتری متناسب سازی می شوند. از طرفی تجارب حاصل از مشتریان جدیـد نیـز در نرم افزار اعمـال شـده و مجـددا در اختیـار تمـام مشـتریان قـرار می گیرنـد کـه تجربـه ی بینظیـری از کارآمـدی و اثربخشـی را در اختیـار سـازمان ها قـرار می دهد. درک نیازهــای مشــترک یــک صنعــت و پوشــشدهی آن، اصطلاحا صنعت محوری نامیده میشود.

ماژولار بودن

راهکارهای ERP برخلاف نسل های قدیمی نرم افزار، به گونهای طراحــی می شــوند کــه اجــزای آن، ضمــن اســتقلال کامــل می توانند در کنار یکدیگر ارتباط و یکپارچگی الزم را ایجاد کنند و در صورتی که تغییری در یک بخش ایجاد شد، بقیه ی بخش ها تغییر یا اشکال جدی پیدا نکنند. این ویژگی امکان پیاده سازی تدریجی ماژول ها را با توجه به نیاز مشتری فراهم میکند.

 – امکان ارتباط با سیستمها و ذینفعان بیرونی سازمان

این بسته های نرم افزاری قادر هستند تعامل مستقیمی را با افراد بیرون سازمان مانند مشتریان و تأمین کنندگان ایجاد کنند. آنها می توانند با دسترسی به یک پرتال الکترونیکی که کاملا با راهکار ERP یکپارچه است، علاوه بر دریافت گزارشها و اطلاعات موردنیاز، عملیات مختلف مانند ثبت درخواست خرید محصول یا ثبت پیشفاکتور خرید را انجام دهند. حتی در شکل پیشرفته تر آن ممکن است نرم افزار به شکل آنلاین با پایگاه داده ی سازمانهای دیگر و سایر شرکای تجاری متصل گردد و ارتباطی به روز و مطمئن میان عناصر زنجیره ی تأمین کالا و خدمت ایجاد کند.

منبع : آینده ، ویژه نامه همکاران سیستم در حوزه فناوری
نویسنده : مسعود صادق پور مدیر فروش همکاران سیستم قزوین